Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke en toepassingsgebied

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking op deze websites en in onze bedrijfsvoering is:

Lehm-Laden GmbH & Co. KG
Am Räsenberg 3
29456 Hitzacker, Duitsland
Telefoon: +49 5862 987850
E-mail: info@lehm-laden.de
Handelsregister Lüneburg HRA 203718

Deze privacyverklaring geldt voor de websites www.lehm-laden.de en hanf-kalksteine.de en voor de communicatie met ons per e-mail, telefoon, chat en videoadvies. Beide websites draaien op hetzelfde webwinkel- en voorraadbeheersysteem. Waar de websites van elkaar verschillen, staat dat in het betreffende onderdeel.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat wij daartoe wettelijk niet verplicht zijn. Voor alle vragen over gegevensbescherming kunt u ons bereiken via de bovenstaande contactgegevens.

2. Hosting en serverlogbestanden

Onze webwinkel, de klantaccounts, de livechat en ons voorraadbeheer draaien op de software Odoo. Het systeem wordt beheerd door onze IT-dienstverlener openfellas; de servers staan in een datacenter van Hetzner Online GmbH in Duitsland. Voor automatiseringen (bijv. het toewijzen van binnenkomende e-mails, interne rapporten) gebruiken wij daarnaast een eigen server bij IONOS SE, Montabaur, Duitsland. Alle genoemde dienstverleners werken in onze opdracht op basis van een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG).

Wanneer u onze websites bezoekt, verzendt uw browser automatisch gegevens die in serverlogbestanden worden opgeslagen: IP-adres, datum en tijd, bezochte pagina, verwijzende URL, browser en besturingssysteem. Wij hebben deze gegevens nodig om de website te leveren en de beveiliging ervan te waarborgen. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG. De logbestanden worden na korte tijd automatisch verwijderd, tenzij ze nodig zijn om een beveiligingsincident op te helderen.

De verbinding met onze websites is met TLS versleuteld (herkenbaar aan „https://” en het slotje in de browser).

3. Cookies en toestemmingsbeheer

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Technisch noodzakelijke cookies plaatsen wij op grond van § 25 lid 2 van de Duitse TDDDG en art. 6 lid 1 sub f AVG. Daartoe behoren:

• session_id – sessie, winkelwagen en aanmelding bij het klantaccount
• frontend_lang, tz – gekozen taal en tijdzone
• visitor_uuid, im_livechat_history – koppeling van bezoek en livechatgeschiedenis
• de cookie van ons toestemmingsbeheer, waarin uw keuze wordt opgeslagen

Alle overige cookies en diensten voor statistiek en reclame (onderdelen 13 tot en met 16) gebruiken wij alleen als u via onze cookiebanner toestemming hebt gegeven (§ 25 lid 1 TDDDG, art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt uw toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken of wijzigen door de cookie-instellingen opnieuw te openen. Een overzicht van alle cookies vindt u in onze cookieverklaring.

Voor het toestemmingsbeheer gebruiken wij CookieFirst (Digital Data Solutions B.V., Nederland). CookieFirst slaat uw keuze, een tijdstempel en een geanonimiseerde code op, zodat wij uw toestemming kunnen aantonen (art. 6 lid 1 sub c AVG). CookieFirst werkt in onze opdracht.

Op hanf-kalksteine.de gebruiken wij geen statistiek- of reclamediensten; daar worden alleen technisch noodzakelijke cookies gebruikt.

4. Contactformulieren, e-mail en het uploaden van bestanden

Als u ons via een formulier (bijv. contact, advies, vrachtaanvraag, hoeveelheidscalculator, partnerprogramma) of per e-mail schrijft, verwerken wij uw gegevens – doorgaans naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bedrijf, adres van het bouwproject, uw bericht en geüploade bestanden zoals tekeningen of foto’s – om uw aanvraag te behandelen. De aanvraag wordt opgeslagen in ons klantbeheersysteem (Odoo).

De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG als uw aanvraag verband houdt met een overeenkomst of een offerte, anders ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van aanvragen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Upload alstublieft alleen bestanden die voor de aanvraag nodig zijn.

Als u de hoeveelheidscalculator aanvraagt, sturen wij u daarover eenmalig een uitnodigingsmail in uw taal. Dit hoort bij de behandeling van uw aanvraag en is geen nieuwsbrief.

5. Livechat

Op lehm-laden.de bieden wij een livechat aan. Daarbij verwerken wij het chatverloop, het tijdstip en de gegevens die u in de chat verstrekt (bijv. naam of e-mailadres). De chat loopt via ons Odoo-systeem (onderdeel 2). De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b resp. sub f AVG.

6. Telefoon en telefonische AI-assistent (voicebot)

Voor de telefonie gebruiken wij de telefooncentrale van Zadarma (IP Telecom Bulgaria LTD, Bulgarije). Daarbij worden uw telefoonnummer en het tijdstip en de duur van het gesprek verwerkt. Gesprekken met onze medewerkers worden niet opgenomen.

Als wij niet bereikbaar zijn (bijv. buiten kantoortijden of als alle lijnen bezet zijn), neemt een op AI gebaseerde spraakassistent van fonio GmbH het gesprek aan. De assistent meldt aan het begin van het gesprek dat u met een digitale assistent spreekt. Verwerkt worden:

• uw telefoonnummer en het tijdstip en de duur van het gesprek
• uw spraak, die in realtime in tekst wordt omgezet – het audiobestand wordt niet opgeslagen
• een tekstuele transcriptie of samenvatting van het gesprek
• persoonsgegevens die u tijdens het gesprek verstrekt (bijv. naam, e-mailadres, bouwproject)

De transcriptie of samenvatting wordt ons per e-mail toegestuurd, zodat wij u kunnen terugbellen of een offerte kunnen opstellen. fonio verwerkt de spraakgegevens op servers in Duitsland. Zadarma en fonio werken in onze opdracht (art. 28 AVG).

De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een goede bereikbaarheid (art. 6 lid 1 sub f AVG); betreft het gesprek een aanvraag of bestelling, dan daarnaast art. 6 lid 1 sub b AVG. Transcripties bewaren wij totdat uw verzoek is afgehandeld en er geen wettelijke bewaarplichten meer gelden. Als u niet met de assistent wilt spreken, kunt u het gesprek op elk moment beëindigen en ons een e-mail sturen.

7. Videoadvies

Adviesgesprekken bieden wij aan via videoconferentie met Google Meet (Google Ireland Limited, Dublin, Ierland). Verwerkt worden naam, e-mailadres, beeld en geluid tijdens het gesprek en verbindingsgegevens. De gesprekken worden niet opgenomen. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG. Google werkt in onze opdracht.

8. Bestelling, offerte en klantaccount

Wanneer u bij ons bestelt, een offerte ontvangt of een klantaccount aanmaakt, verwerken wij de daarvoor benodigde gegevens: naam, eventueel bedrijf en btw-nummer, factuur- en afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer, bestel- en betalingsgegevens en onze correspondentie met u. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG; voor zover wettelijke bewaarplichten bestaan, art. 6 lid 1 sub c AVG.

U kunt uw klantaccount op elk moment laten verwijderen; een kort bericht aan info@lehm-laden.de volstaat. Gegevens die wij moeten bewaren, worden tot het einde van de bewaartermijn geblokkeerd.

9. Vervoerders en fabrikanten

Voor de levering geven wij uw naam en afleveradres door aan de ingeschakelde vervoerder, afhankelijk van de zending bijv. DPD, UPS, Deutsche Post/DHL, GO! Express, Transporte & Logistik Theurer, Emons Spedition, Hellmann Worldwide Logistics, Nanno Janssen, DSV of WMG. Uw telefoonnummer of e-mailadres geven wij alleen door voor zover dat nodig is om de levering aan te kondigen en af te stemmen.

Levert een fabrikant de goederen rechtstreeks aan u (dropshipping), dan ontvangt deze daarvoor uw naam, het afleveradres en eventueel uw telefoonnummer. Vervoerders en fabrikanten verwerken deze gegevens onder eigen verantwoordelijkheid. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG.

10. Betalingsafhandeling

Bij betaling met PayPal wordt u doorgestuurd naar PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg; wij verstrekken daarbij de voor de betaling noodzakelijke gegevens zoals bestelnummer en bedrag. Kaartbetalingen in onze winkel verlopen via PAYONE GmbH, Frankfurt am Main. Bij een overschrijving verwerken de betrokken banken de betalingsgegevens. Betaaldienstverleners en banken handelen onder eigen verantwoordelijkheid. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG.

11. Verzending van e-mails en nieuwsbrief

E-mails uit ons systeem – bijv. orderbevestigingen, offertes, facturen en verzendinformatie – verzenden wij via de e-maildienst Mailjet (Sinch Mailjet SAS, Parijs, Frankrijk). Onze mailboxen, documenten en interne communicatie staan bij Google Workspace (Google Ireland Limited, Dublin, Ierland). Beide dienstverleners werken in onze opdracht. Wij maken geen gebruik van het volgen van openingen en klikken.

Onze nieuwsbrief ontvangt u alleen als u zich hebt aangemeld en uw aanmelding hebt bevestigd via de link in een bevestigingsmail (double opt-in). Daarvoor slaan wij uw e-mailadres en het tijdstip van aanmelding en bevestiging op. De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in elke editie of per e-mail aan ons.

12. Gebruik van kunstmatige intelligentie

Om e-mails, aanvragen, orderdocumenten en leveranciersdocumenten sneller te kunnen verwerken, gebruiken wij AI-modellen van Anthropic PBC (San Francisco, VS) via hun programmeerinterface. Daarbij kunnen de inhoud van uw bericht en de daarin opgenomen contactgegevens worden verwerkt, bijv. om een bericht toe te wijzen, een conceptofferte voor te bereiden of de gegevens van een visitekaartje dat u ons bijv. op een beurs geeft, in ons klantsysteem over te nemen.

Anthropic werkt in onze opdracht en gebruikt de verstrekte gegevens volgens eigen zeggen niet om zijn modellen te trainen. De resultaten van de AI worden door onze medewerkers gecontroleerd; de AI neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen voor u. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG resp. ons gerechtvaardigd belang bij een snelle afhandeling (art. 6 lid 1 sub f AVG). Voor de doorgifte naar de VS, zie onderdeel 20.

13. Google Tag Manager

Op lehm-laden.de gebruiken wij Google Tag Manager (Google Ireland Limited, Dublin, Ierland). Hiermee integreren wij de in de onderdelen 14 tot en met 16 beschreven diensten. De Tag Manager zelf plaatst geen cookies en analyseert geen gegevens; bij het laden wordt uw IP-adres echter aan Google doorgegeven. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG.

14. Google Analytics 4

Met uw toestemming gebruiken wij op lehm-laden.de Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Dublin, Ierland) om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en om deze te verbeteren. Vastgelegd worden onder meer bezochte pagina’s, verblijfsduur, herkomst van het bezoek, apparaat, browser en globale locatie; IP-adressen worden door Google niet opgeslagen. Google plaatst daarvoor cookies (bijv. _ga). De gegevens worden verwijderd na afloop van de in Google Analytics ingestelde bewaartermijn (maximaal 14 maanden).

De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG, § 25 lid 1 TDDDG), die u op elk moment via de cookie-instellingen kunt intrekken.

15. Google Ads conversietracking en remarketing

Met uw toestemming gebruiken wij op lehm-laden.de Google Ads (Google Ireland Limited, Dublin, Ierland). Zo kunnen wij meten of een bezoek via een van onze advertenties tot een bestelling of aanvraag heeft geleid, en personen die onze website hebben bezocht op andere websites passende advertenties tonen. Google plaatst daarvoor cookies (bijv. _gcl_au).

Bij een bestelling gebruiken wij daarnaast „verbeterde conversies”: uw e-mailadres of telefoonnummer wordt in uw browser versleuteld (gehasht) en aan Google doorgegeven, zodat Google de bestelling aan een klik op een advertentie kan koppelen. Wij ontvangen alleen geaggregeerde rapporten, geen gegevens over individuele personen.

De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG, § 25 lid 1 TDDDG), die u op elk moment via de cookie-instellingen kunt intrekken.

16. Pinterest-tag

Met uw toestemming gebruiken wij op lehm-laden.de de Pinterest-tag van Pinterest Europe Ltd., Dublin, Ierland. Daarmee meten wij het effect van advertenties op Pinterest en kunnen wij bezoekers van onze website op Pinterest passende advertenties tonen. Daarbij worden onder meer bezochte pagina’s, apparaatgegevens en een cookiecode (bijv. _pin_unauth) verwerkt. De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG, § 25 lid 1 TDDDG), die u op elk moment via de cookie-instellingen kunt intrekken. Meer informatie: Privacyverklaring van Pinterest.

17. YouTube-video’s

Wij integreren video’s van ons YouTube-kanaal in de uitgebreide privacymodus (youtube-nocookie.com, Google Ireland Limited, Dublin, Ierland). Bij het openen van een pagina met een video wordt een verbinding met servers van YouTube tot stand gebracht en wordt uw IP-adres doorgegeven. Pas wanneer u een video afspeelt, kan YouTube verdere gegevens verzamelen en cookies plaatsen. Bent u bij YouTube ingelogd, dan kan YouTube het afspelen aan uw account koppelen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een aanschouwelijke presentatie van onze producten (art. 6 lid 1 sub f AVG).

18. Google Fonts

Onze websites gebruiken lettertypen van Google Fonts (Google Ireland Limited, Dublin, Ierland), die bij het openen van een pagina van servers van Google worden geladen. Daarbij wordt uw IP-adres aan Google doorgegeven. Er worden daarbij geen cookies geplaatst. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een uniforme weergave (art. 6 lid 1 sub f AVG).

19. Socialemediaprofielen, winacties en sollicitaties

Op onze websites linken wij naar onze profielen op Facebook, Instagram, LinkedIn en YouTube. Het gaat om eenvoudige links; gegevens worden pas doorgegeven wanneer u op een link klikt en het betreffende platform bezoekt. Daar gelden de privacybepalingen van de exploitant. Voor winacties op Instagram gelden onze deelnamevoorwaarden.

Als u bij ons solliciteert, verwerken wij uw sollicitatiedocumenten voor de sollicitatieprocedure (§ 26 van de Duitse BDSG, art. 6 lid 1 sub b AVG). Komt er geen dienstverband tot stand, dan verwijderen wij de documenten uiterlijk zes maanden na afronding van de procedure, tenzij u hebt ingestemd met een langere bewaring.

20. Ontvangers en doorgifte naar derde landen

Naast de hierboven genoemde dienstverleners ontvangen onze belastingadviseur en boekhouding de voor de boekhouding noodzakelijke gegevens (art. 6 lid 1 sub c AVG). Alle dienstverleners die in onze opdracht werken, zijn contractueel tot gegevensbescherming verplicht (art. 28 AVG).

Enkele dienstverleners (Google, Pinterest, Anthropic) zijn gevestigd in de VS of kunnen gegevens daarheen doorgeven. De doorgifte is gebaseerd op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie over het EU-U.S. Data Privacy Framework, voor zover de aanbieder op grond daarvan gecertificeerd is, en verder op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 sub c AVG).

21. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als voor het betreffende doel nodig is. Aanvragen zonder vervolgopdracht verwijderen wij wanneer ze zijn afgehandeld en er geen verdere communicatie te verwachten is. Gegevens uit bestellingen en facturen bewaren wij op grond van handels- en fiscaalrechtelijke verplichtingen (§ 257 HGB, § 147 AO) afhankelijk van het document tot tien jaar. Bewaartermijnen van afzonderlijke diensten staan in het betreffende onderdeel.

22. Uw rechten

U hebt recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18) en overdraagbaarheid van gegevens (art. 20). Een gegeven toestemming kunt u op elk moment met werking voor de toekomst intrekken (art. 7 lid 3 AVG). Een vormvrij bericht aan info@lehm-laden.de volstaat.

Recht van bezwaar: Als wij uw gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), kunt u op grond van met uw specifieke situatie verband houdende redenen op elk moment bezwaar maken (art. 21 lid 1 AVG). Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u op elk moment zonder opgave van redenen bezwaar maken (art. 21 lid 2 AVG).

U hebt bovendien het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Voor ons bevoegd is: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (toezichthouder gegevensbescherming Nedersaksen), Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Duitsland, www.lfd.niedersachsen.de.

Het verstrekken van uw gegevens is wettelijk noch contractueel verplicht. Zonder de voor een bestelling of aanvraag noodzakelijke gegevens kunnen wij deze echter niet behandelen.

23. Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze gegevensverwerking of de wettelijke situatie verandert. Stand: oktober 2026.